En varias entradas anteriores del blog, ya habíamos comentado la importancia de que el software médico tuviera un área administrativa, clínica y de gestión completas. Y en cada entrada, seguimos remarcando algunas de sus funcionalidades debido a su relevancia. Sin embargo, en la entrada de hoy nos vamos a centrar en algo muy distinto. Algo que a veces parece quedar olvidado. La entrada de hoy está dedicada a resaltar la importancia que tiene la comunicación de la clínica u hospital con sus pacientes.
No debemos perder de vista que los pacientes son los clientes de la clínica, hospital o centro médico del que solemos hablar. Sin pacientes no habría necesidad de programa médico. Incluso con pocos pacientes tampoco la habría en realidad. El software de gestión clínica nace de la necesidad de automatizar tareas y esta necesidad surge cuando existe un volumen adecuado de pacientes.
¿Cómo podemos entonces conseguir el volumen de pacientes que necesitamos? ¿Cuál es la clave?
La clave es la comunicación efectiva con los pacientes. Siempre lo ha sido. En el pasado las clínicas y hospitales se comunicaban unidireccionalmente y de manera masiva. Uno de los formatos más utilizados eran los anuncios. Hoy la manera de comunicar ha cambiado. Estamos inmersos en la era de la digitalización. Los pacientes más jóvenes no utilizan los medios tradicionales como televisión o radio. Es necesario que la clínica, centro médico u hospital adapte su forma de comunicar.
¿Y por dónde empezamos? ¿Qué tiene que ver el software de gestión médica en la comunicación?
El propósito de un software de gestión médica está centrado en las áreas administrativa, clínica y de gestión económica. La comunicación no está descrita dentro de estas áreas, pero tu programa médico es el corazón de tu clínica u hospital. Por lo tanto, hay que sacarle el máximo rendimiento posible. Aprovecha que tu programa médico está en cloud.
Es probable que tu software médico en cloud provea de ciertas funcionalidades. Funcionalidades relacionadas con la comunicación con tus pacientes. Funcionalidades que puede que no se estén utilizando en su completa o correctamente. Empecemos:
Correo y teléfono del paciente.
Tu hospital o clínica seguro que ya tiene pacientes. Toda ficha de paciente debe tener un apartado para cumplimentar correo electrónico del paciente y teléfono. Parece básico, pero ¿tienes correctamente grabado el correo electrónico de cada uno de tus pacientes y el teléfono móvil? Es fundamental que estos campos sean obligatorios en la ficha del paciente y estén bien introducidos. Tu programa médico debe como mínimo poder exportar estos campos. Posteriormente se podrán lanzar campañas de comunicación con tus pacientes.
Comunicación bidireccional.
Tal y como comentábamos antes, el perfil del paciente ha cambiado. La mayoría de los pacientes ya no son pasivos. Los pacientes buscan y utilizan internet para conseguir los servicios que necesitan. También los servicios de salud. Es importante que tu clínica u hospital tenga una página web. La web proporciona imagen adecuada de los servicios de salud que provees. Tu web también debe ofrecer a tu paciente la posibilidad de interactuar con tu clínica u hospital. Vías para hacerlo:
1.- Formulario de entrada de datos de paciente.
Tu paciente puede estar consultando la web en horario no laboral. Permite al paciente que al menos deje sus datos en un formulario de entrada. Sus datos pueden pasar a la ficha de “pacientes potenciales”. Más tarde podrás contactar con él por teléfono o en campañas posteriores de email. Si te ha dejado sus datos es porque está interesado en alguno de los servicios que ofreces. Lo ideal sería que indicara qué servicio le interesa desde un desplegable.
2.- Agendas de varias especialidades abiertas.
Puede que no quieras abrir a los pacientes todas las agendas. A veces el coste de una agenda, como la de resonancia, es alto ante una falta de asistencia. Puedes explorar la posibilidad de que algunas agendas o cierto horario estuvieran abiertas. El paciente se podría citar de manera autónoma. Le permitirías interactuar con tu clínica u hospital y esto es lo que se busca actualmente. Aprovecha las ventajas que te ofrece un software de gestión médica en cloud y publica tus agendas. Siempre podrás llamar previamente por teléfono al paciente para confirmar las citas.
3.- Posibilidad de teleconsulta o videoconsulta.
Si algo nos ha enseñado la pandemia es que los servicios en remoto funcionan para algunas patologías. Ofrece a tus pacientes la posibilidad de que consulten ciertas dudas a través de un formulario. Configura parte de las agendas para citas telefónicas o videoconsultas. Los programas médicos de hoy en día te permiten organizar la agenda según tipología. Si por ejemplo la cita es de videoconsulta, el especialista podrá ver en la misma pantalla al paciente y su historia clínica. El médico podrá ir haciendo las anotaciones correspondientes mientras ve al paciente.
4.- Recetas, informes y otros documentos.
Tu paciente ha acudido a un centro privado, a tu clínica u hospital. Este hecho por sí mismo es síntoma de que no quiere esperar. Si se ha hecho una analítica, necesita un informe o un justificante médico, no hagas que se desplace a por él. Para los programas médicos en cloud es sencillo poder publicar un apartado de la historia clínica. Tu paciente puede ver el resultado de su analítica, su informe o su justificante médico. Configura qué quieres que vean tus pacientes y déjales acceder a esta información. Configura un sistema de seguridad adecuado para el acceso. Tus pacientes lo valorarán y estarán más satisfechos con los servicios que proporcionas. No dejes que la protección de datos de historias clínicas te impida dar un buen servicio a tus pacientes. Habla con tu consultor del programa médico para ver las opciones en seguridad.
5.- Cuestionarios de valoración
Lo más importante en la comunicación eficaz con tus pacientes es entender qué demandan. Permíteles ofrecerte su opinión. Sobre el servicio de salud recibido. Sobre la atención. Sobre el especialista que buscan. Sobre cómo les gusta ser contactados o qué les interesaría en un futuro. Es sencillo configurar en un software médico en cloud una entrada de datos que te permita recoger información de tus pacientes. No se la des en un papel, deja que lo haga desde su móvil, ordenador o Tablet. Te dará mejor imagen y luego será más sencillo tabular y analizar sus respuestas.
Lo que hemos descrito en esta entrada son comunicaciones básicas con el paciente actual. Seguro que el software médico en cloud que ya tiene tu clínica u hospital lo permite. Y si no lo permite siempre estás a tiempo de cambiar.
Hagamos una reflexión sobre la siguiente pregunta: Si tú fueras el paciente que no conoce tu clínica u hospital ¿conoces los servicios que ofrece el centro? ¿te sería sencillo acceder al servicio sanitario que necesitas? (el teléfono siempre comunica).
Por Rocío Rodríguez
